Compliance

I. Anwendungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden und Organe der TAG Immobilien AG und ihrer Konzerngesellschaften mit Sitz in Deutschland (nachstehend „TAG Unternehmensgruppe“ oder „TAG“ genannt). Zur TAG Unternehmensgruppe gehörende Gesellschaften mit Sitz im Ausland sind verpflichtet, diese Richtlinie unter Berücksichtigung etwaiger landesspezifischer rechtlicher Anforderungen zu übernehmen.

II. Ziele

Die TAG führt ihre Geschäfte im Einklang mit dem geltenden Recht und tritt im Wettbewerb fair, transparent und verlässlich auf. Sie toleriert Korruption weder durch Mitarbeitende noch durch Geschäftspartner. Die Geschäftsgrundsätze der TAG definieren die Grundsätze und Verhaltensregeln zur Korruptionsprävention und -bekämpfung, um den Verdacht von Korruption von vornherein zu unterbinden, und gehören mit dieser Antikorruptionsrichtlinie sowie der Kompetenz- und Zeichnungsrichtlinie (4-Augen-Prinzip), der Einkaufsrichtlinie und Spendenrichtlinie zu den zentralen Elementen der Korruptionsprävention.

Diese Antikorruptionsrichtlinie konkretisiert die Verhaltensregeln und definiert die Verantwortlichkeiten sowie wesentliche Prozesse, um jedes Verhalten, dass den Eindruck unzulässiger Beeinflussung oder Einflussnahme erwecken könnte („Null-Toleranz-Prinzip), von vornherein zu unterbinden.

III. Korruptionsprävention und -bekämpfung

1. Definition von Korruption

Im rechtlichen Sinne und im Rahmen des Geschäftsbetriebs der TAG bedeutet Korruption bzw. Bestechung, dass Anreize, Vergünstigungen, Bevorzugungen und sonstige materielle und immaterielle Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt (aktive Korruption) bzw. angenommen werden (passive Korruption), die darauf abzielen, faire, objektive und sachgerechte geschäftliche Entscheidungen zu beeinflussen, damit der Vorteilsgeber oder ein Dritter pflicht- oder wettbewerbswidrig bevorzugt wird.

Korruption stellt kein Kavaliersdelikt dar, sondern ist im Rahmen des geschäftlichen Verkehrs sowohl für den Vorteilsgeber (§ 299 Abs. 2 StGB) als auch für den Vorteilsnehmer (§ 299 Abs. 1 StGB) jeweils eine eigenständige Straftat mit ggf. drastischen Folgen wie bis zu 3 Jahren Freiheitsstrafe. Weitere Straftaten, die mit korruptem Verhalten einhergehen, können Betrug, Untreue, wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen oder Geldwäsche sein.

Rechtswidrig und strafbar ist nicht erst die Annahme oder Gewährung von finanziellen oder anderen Vorteilszuwendungen, sondern schon deren Anbieten bzw. spiegelbildlich das Fordern oder Sich-versprechen-lassen, selbst wenn es anschließend gar nicht zur tatsächlichen Gewährung des konkreten Vorteils kommt. Vorteile sind alle Zuwendungen, die geeignet sind, den Angestellten oder Beauftragten des Waren oder Werk-/Dienstleistungen beziehenden Unternehmens dazu zu bewegen, sich bei seiner Wahl zwischen konkurrierenden Anbietern von sachwidrigen Erwägungen leiten zu lassen. Darunter sind Leistungen materieller oder immaterieller Art zu verstehen, die die wirtschaftliche, rechtliche oder persönliche Lage des Empfängers objektiv verbessert und auf die er keinen Anspruch hat, wie z.B. direkte oder indirekte Geldzahlungen, Geschenke, Einladungen, Bewirtungen, Rabatte oder einen Gegenstand von finanziellem Wert, einschließlich Werk- und Dienstleistungen.

Da korruptes Verhalten im täglichen Geschäftsleben nicht immer eindeutig und zweifelsfrei zu erkennen ist, soll diese Richtlinie Jedem in der TAG auch einen Orientierungsrahmen und eine Hilfestellung geben.

2. Geschenke und Einladungen

2.1 Verbot des Versprechens und Gewährens von Geschenken oder Einladungen

Geschenke an Geschäftspartner oder die Einladung von Geschäftspartnern durch Mitarbeitende der TAG sind nur dann zulässig, wenn diese angemessen, bargeldlos und von geringem Wert sind und lokalem Recht und lokalen Gepflogenheiten entsprechen.

Sofern Zweifel daran bestehen, ob ein Geschenk oder eine Einladung, die einem Geschäftspartner gewährt oder versprochen werden soll, nach den obenstehenden Kriterien zulässig ist, hat der Mitarbeitende, der beabsichtigt ein solches Geschenk oder eine solche Einladung zu versprechen oder zu gewähren, die Zustimmung von seinem Vorgesetzten und der Compliance Abteilung der TAG einzuholen.

2.2 Verbot des Einforderns und Annehmens von Geschenken und Einladungen

Kein Mitarbeitender der TAG darf von Geschäftspartnern Geschenke oder Einladungen einfordern. Die Annahme von Geschenken eines Geschäftspartners durch einen Mitarbeitenden der TAG ist nur dann zulässig, wenn diese angemessen, bargeldlos und von geringem Wert sind und lokalem Recht und lokalen Gepflogenheiten entsprechen.

Bei Zweifeln ist auch in diesen Fällen der Vorgesetzte und die Compliance Abteilung der TAG anzusprechen und die Zustimmung einzuholen.

Sollte ein Mitarbeitender der TAG-Gruppe ein Geschenk von einem Geschäftspartner erhalten, dessen Annahme nach diesen Bestimmungen unzulässig ist, so hat der Mitarbeitende das Geschenk zusammen mit einer angemessenen Erklärung unter Hinweis auf die Geschäftsgrundsätze und die Antikorruptionsrichtlinie der TAG an den Geschäftspartner zurückzugeben.

3. Interessenkonflikte

Mitarbeitende haben jede Handlung zu vermeiden, die zu einem Konflikt zwischen dienstlichen und privaten Interessen führen kann. Solche Interessenkonflikte können sich z.B. aus Verwandtschaftsverhältnissen, Ehe bzw. Partnerschaften, Geschäftsbeziehungen oder Investitionen ergeben. Ein Interessenkonflikt kann z.B. dann bestehen, wenn ein Mitarbeitender im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit mit einer ihm nahestehenden Person als Mieter, Kunde oder Geschäftspartner in Geschäftsbeziehung steht.

Jeder Mitarbeitende, der im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit für die TAG Geschäftsbeziehungen zu einem Geschäftspartner unterhält oder diese anzubahnen beabsichtigt, hat jeglichen Interessenkonflikt, der seiner Person oder einer ihm nahestehenden Person aus der Geschäftsbeziehung entstehen könnte, unverzüglich schriftlich seinem Vorgesetzten und der Compliance Abteilung mitzuteilen.

Insbesondere sind folgende Sachverhalte dem Vorgesetzten und der Compliance Abteilung zur Prüfung und Zustimmung vorzulegen: a) jede beabsichtigte Vermietung einer Wohn- oder Gewerbeeinheit an einen Mitarbeitenden oder eine einem Mitarbeitenden nahestehende Person und b) jede beabsichtigte private Beauftragung eines Geschäftspartners der TAG, z.B. eines Handwerksunternehmens, durch einen Mitarbeitenden oder eine dem Mitarbeitenden nahestehende Person.

4. Spenden und Sponsoring

Die TAG unterstützt in Wahrnehmung ihrer gesellschaftlichen Verantwortung wohltätige und gemeinnützige Organisationen, insbesondere soziale und kulturelle Vereine sowie Bildungsvereine mit finanziellen oder sachlichen Leistungen, entweder ohne Gegenleistung (Spenden) oder auf der Grundlage vertraglich vereinbarter Gegenleistungen, z.B. Trikot- oder Bandenwerbung (Sponsoring).

Als Spende oder Sponsoring gelten auch Leistungen oder Produkte, die teilweise spendenähnlich sind, weil ihnen nicht in voller Höhe eine Gegenleistung gegenübersteht (z.B. Gewährung eines Produkts an eine soziale Einrichtung zu einem vergünstigen Preis). Hierfür gelten die vorgenannten Regelungen entsprechend.

Alle Spenden und Sponsorings müssen transparent und nachvollziehbar sein. Es muss ersichtlich sein, an wen die Spende oder das Sponsoring erfolgen, wer der Endempfänger der Zahlung ist und wofür der Empfänger diese verwendet.

Untersagt sind a) Spenden und Sponsoring und sonstige Fördermaßnahmen für Politiker, politische Parteien oder politische Organisationen, b) Spenden an Organisationen, die darauf ausgerichtet sind, Gewinn zu erwirtschaften und c) Spenden oder Sponsoring, die mit den Zielen der TAG nicht im Einklang stehen und/ oder der TAG Schaden zufügen könnten.

Die weiteren Einzelheiten zu Spenden und Sponsoring sind in der Spendenrichtlinie der TAG geregelt.

5. Geschäftspartnerkodex

Die TAG duldet auch bei ihren Geschäftspartnern keine Form von Korruption und kein Geschäftsgebaren, das den Eindruck unzulässiger Beeinflussung oder Einflussnahme erwecken könnte („Null-Toleranz-Prinzip“). Jeder Geschäftspartner hat sich entsprechend diesen Grundsätzen zu verhalten und die Standards des Geschäftspartnerkodex einzuhalten. Zusätzlich erhält jeder Geschäftspartner zu Beginn der Geschäftsbeziehung das Merkblatt zur Korruptionsprävention und -bekämpfung.

6. Einkaufsmanagement und Vergabeprozesse

Die TAG arbeitet stetig daran, die Beschaffung von unternehmens- und betriebsbezogenen Materialien und Dienstleistungen nachhaltig zu optimieren. Ein übergreifendes kompetenzbasiertes Einkaufsmanagement sorgt für die Gestaltung und Durchführung des Einkaufs nach festgelegten grundlegenden Prinzipien und Rahmenbedingungen. Die Lieferantenbeziehungen werden vom Einkaufsmanagement gesteuert, um durch eine kostenoptimale Bereitstellung von Materialien und Dienstleistungen und die Auswahl, Überprüfung und Bewertung von Lieferanten eine risikofreie und langfristige Versorgung durch den Abschluss von Rahmenverträgen sicherzustellen. Des Weiteren wurden die Prozesse der Vergabe insbesondere für die Bereiche Zentraler Einkauf, Zentrale Technik und Immobilienmanagement in Prozessbeschreibungen definiert. Die Prozessbeschreibungen wurden in einer Arbeitsanweisung verankert.

IV. Meldungen/ Rechtsfolgen

Jeder in der TAG ist verantwortlich für die Sicherstellung der Einhaltung dieser Richtlinie. Für den Fall, dass die Geschäftsführung einer TAG-Gesellschaft oder ein Mitarbeitender von einem Verstoß gegen diese Richtlinie Kenntnis erlangt oder ein Verdacht auf einen Verstoß gegen diese Richtlinie besteht, soll eine Meldung an den Vorgesetzten und die Compliance Abteilung erfolgen. Die Meldung kann auch über das Hinweisgebersystem der TAG abgegeben werden.

Jeder Mitarbeitende sollte sich in schwierigen Einzel- oder Konfliktfällen und bei Fragen zur Anwendung dieser Richtlinie im Einzelfall an den Vorgesetzten oder die Compliance Abteilung wenden.

Ein nachgewiesener Verstoß gegen diese Antikorruptionsrichtlinie wird nicht toleriert und hat angemessene Sanktionen, insbesondere arbeitsrechtliche Maßnahmen sowie die Geltendmachung weiterer rechtlicher Ansprüche und gegebenenfalls Schadensersatzansprüche und/ oder die Meldung an die zuständige Strafverfolgungsbehörde zur Folge.

V. Schulungen/ Überprüfung der Richtlinie

Die Maßnahmen und Regelungen zur Korruptionsprävention und -bekämpfung sind Bestandteil der Compliance-Schulungen der TAG, die für alle Mitarbeitenden verbindlich sind.

Die Richtlinie wurde vom Vorstand der TAG Immobilien AG verabschiedet und wird in regelmäßigen Abständen überprüft.

I. Was ist Korruption?

Im rechtlichen Sinne und im Rahmen des hier relevanten Geschäftsbetriebs der TAG Unternehmensgruppe (TAG Immobilien AG und ihrer Konzerngesellschaften mit Sitz in Deutschland, nachstehend „TAG“ genannt) bedeutet Korruption bzw. Bestechung, dass Anreize, Vergünstigungen, Bevorzugungen und sonstige materielle und immaterielle Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt (aktive Korruption) bzw. angenommen werden (passive Korruption), die darauf abzielen, faire, objektive und sachgerechte geschäftliche Entscheidungen zu beeinflussen, damit der Vorteilsgeber oder ein Dritter pflicht- oder wettbewerbswidrig bevorzugt wird.

Beispiel: Geschäftspartner (z.B. Vertragspartner/ Auftragnehmer) A will einen Auftrag der TAG erhalten, weiß jedoch, dass mehrere Unternehmen um diesen Auftrag konkurrieren. Deshalb bietet er einem für die Auftragsvergabe zuständigen Mitarbeitenden oder anderem bei der Vergabe eingeschalteten Geschäftspartner (z.B. Planer/Architekt) der TAG eine Geldzahlung an, damit er den Auftrag an den Geschäftspartner A vergibt.

Korruption stellt kein Kavaliersdelikt dar, sondern ist im Rahmen des geschäftlichen Verkehrs sowohl für den Vorteilsgeber (§ 299 Abs. 2 StGB) als auch für den Vorteilsnehmer (§ 299 Abs. 1 StGB) jeweils eine eigenständige Straftat mit ggf. drastischen Folgen wie bis zu 3 Jahren Freiheitsstrafe. Weitere Straftaten, die mit korruptem Verhalten einhergehen, können Betrug, Untreue, wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen oder Geldwäsche sein.

Rechtswidrig und strafbar ist nicht erst die Annahme oder Gewährung von finanziellen oder anderen Vorteilszuwendungen, sondern schon deren Anbieten bzw. spiegelbildlich das Fordern oder Sich-versprechen-lassen, selbst wenn es anschließend gar nicht zur tatsächlichen Gewährung des konkreten Vorteils kommt. Vorteile sind alle Zuwendungen, die geeignet sind, den Angestellten oder Beauftragten des Waren oder Dienstleistungen beziehenden Unternehmens dazu zu bewegen, sich bei seiner Wahl zwischen konkurrierenden Anbietern von sachwidrigen Erwägungen leiten zu lassen. Darunter sind Leistungen materieller oder immaterieller Art zu verstehen, die die wirtschaftliche, rechtliche oder persönliche Lage des Empfängers objektiv verbessert und auf die er keinen Anspruch hat,

Beispiele: direkte oder indirekte Geldzahlungen, Geschenke, Einladungen, Bewirtungen, Rabatte oder einen Gegenstand von finanziellem Wert, einschließlich Dienstleistungen.

II. Vermeidung von Korruption

Die TAG führt ihre Geschäfte fair, ehrlich und transparent und toleriert Korruption weder durch Mitarbeiter noch durch Geschäftspartner. Es werden keine Bestechungsangebote gemacht und es wird nicht bestochen. Die TAG nimmt keine Bestechungen an – weder direkt noch auf Umwegen. Zu den zentralen Elementen der Korruptionsprävention gehören die Geschäftsgrundsätze der TAG, die Antikorruptionsrichtlinie, die Kompetenz- und Zeichnungsrichtlinie (4-Augen-Prinzip) sowie die Einkaufs- und die Spendenrichtlinie, die für die Mitarbeiter der TAG klare Verhaltensvorgaben enthalten. Die in den Geschäftsgrundsätzen verankerten Verhaltensregeln für die Mitarbeiter der TAG in Bezug auf die Geschäftsbeziehungen der TAG werden in der Antikorruptionsrichtlinie konkretisiert und Verantwortlichkeiten geregelt, um jedes Verhalten, das den Eindruck unzulässiger Beeinflussung oder Einflussnahme erwecken könnte („Null-Toleranz-Prinzip), von vornherein zu unterbinden.

Die TAG duldet auch bei ihren Geschäftspartnern keine Form von Korruption und kein Geschäftsgebaren, das den Eindruck unzulässiger Beeinflussung oder Einflussnahme erwecken könnte („Null-Toleranz-Prinzip“). Jeder Geschäftspartner hat sich entsprechend diesen Grundsätzen zu verhalten. Die Anforderungen der TAG an die Geschäftspartner für auf Transparenz und Fairness beruhende Geschäftsbeziehungen sind im Geschäftspartnerkodex der TAG formuliert, deren entsprechende Standards einzuhalten sich die Geschäftspartner verpflichten.

III. Interessenkonflikte

Geschäftliche und/ oder persönliche Verbindungen zwischen Geschäftspartnern und deren Mitarbeitern zu Mitarbeitern der TAG sind jederzeit – von der Anbahnung der Geschäftsbeziehung bis zu deren Beendigung zwingend von den Geschäftspartnern gegenüber der TAG transparent zu machen, um jegliche Interessenkonflikte auszuschließen. Ein Interessenkonflikt kann immer dann entstehen, wenn aufgrund geschäftlicher oder persönlicher Verbindungen nicht mehr gewährleistet werden kann, dass eine geschäftliche Entscheidung allein auf einer objektiven Entscheidungsgrundlage getroffen wird, sondern durch das konkrete Näheverhältnis geleitet oder beeinflusst wird.

IV. Verhalten im Verdachtsfall – Das Hinweisgebersystem

Durch Hinweise auf potentielle Compliance-Verstöße können Schäden von der TAG abgewendet werden. Rechtzeitiges Erkennen von Verstößen ermöglicht ein unverzügliches Handeln und die Verfolgung der Verstöße. Die TAG verfügt über ein Hinweisgebersystem mit verschiedenen Meldekanälen zur Ermöglichung der Übermittlung von Hinweisen und Verstößen (https://www.tag-ag.com/ueber-die-tag/compliance/hinweisgebersystem). Die Verfahrensordnung (https://www.tag-ag.com/ueber-die-tag/compliance/verfahrensordnung-hinschg-und-lksg) erläutert die Meldekanäle, den Ablauf des Verfahrens, die Zuständigkeiten und die Vertraulichkeit.

V. Sanktionen und Rechtsfolgen

Die TAG erwartet von ihren Geschäftspartnern, dass sie mit den Regeln der TAG zur Korruptionsprävention und -bekämpfung sowie der „Null-Toleranz-Politik“ übereinstimmen und sich entsprechend verhalten. Ein nachgewiesener Verstoß wird von der TAG nicht toleriert und hat Sanktionen zur Folge, die bis hin zu einer vorübergehenden oder dauerhaften Beendigung der Geschäftsbeziehung sowie die Geltendmachung weiterer Ansprüche, insbesondere Schadensersatzansprüche führen können.

Die TAG verfügt über ein Hinweisgebersystem mit verschiedenen Meldekanä-len, das Mitarbeitenden sowie Geschäftspartnern und anderen Dritten die Möglichkeit gibt, Hinweise und Beschwerden über tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und/ oder Compliance-Regeln an die TAG zu übermitteln.

Ebenso können Beschwerden wegen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken und wegen etwaiger Verletzungen der entsprechenden Sorgfaltspflichten gemäß dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) gemeldet werden. Der Vorstand der TAG Immobilien AG hat die Compliance Beauftragte zur Menschenrechtsbeauftragten ernannt.

Die Verfahrensordnung der TAG erläutert die Meldekanäle, den Ablauf des Verfahrens sowie die Zuständigkeiten und die Vertraulichkeit.

Für die Übermittlung entsprechender Hinweise und Beschwerden bestehen die folgenden Möglichkeiten der Kontaktaufnahme:
 

• Über das digitale Meldesystem: https://tag.integrityline.app
• Per E-Mail an: compliancetag-agcom
• per Brief an:

Persönlich/Vertraulich
TAG Unternehmensgruppe
Compliance Beauftragte
Steckelhörn 5
20457 Hamburg

• per Telefon unter: +49 40 38032-184

Hinweisgebende Personen können ihre Meldung, soweit gewünscht, auch anonym abgeben. Mitarbeitende der TAG können sich zusätzlich über ein im Intranet abrufbares Kontaktformular zur Übermittlung anonymer Hinweise an die Compliance Beauftragte der TAG wenden.

Zudem steht hinweisgebenden Personen als zusätzlicher Meldekanal des TAG Hinweisgebersystems auch die Möglichkeit zur Verfügung, Kontakt zum Compliance Vertrauensanwalt der TAG, Herrn Dr. Alexander Raif, GreenGate Partners Rechtsanwaltsgesellschaft mbH aufzunehmen:
 

• per E-Mail an: compliance.tag-aggreengatelegal
• per Brief an:

Persönlich/Vertraulich

GreenGate Partners Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Herrn Rechtsanwalt

Dr. Alexander Raif

als TAG Compliance Vertrauensanwalt

Friedrichstraße 186

10117 Berlin

• per Telefon unter: +49 30 509 32 35 10

Fragen oder Anregungen zu Mietverhältnissen, z.B. zu Nebenkostenabrechnungen, können über das Hinweisgebersystem leider nicht bearbeitet werden. Diese Angelegenheiten werden vom Mieterservice der TAG https://tag-wohnen.de/mieterservice bearbeitet.

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) besteht alternativ zu den oben genannten internen Meldestellen die gleichwertige Möglichkeit, sich an externe Meldestellen zu wenden. Hier https:/www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html finden Hinweisgebende Personen Informationen zu den Möglichkeiten einer externen Meldung. Weitere externe Meldestellen sind u.a. die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht („BaFin“) https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html sowie das Bundeskartellamt https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Anonyme_Hinweise/anonymehinweise_artikel.html. Es empfiehlt sich jedoch, dass sich Hinweisgebende Personen in erster Linie an die internen Meldestellen der TAG wenden, da so eine direkte, effiziente und vollumfängliche Bearbeitung der Meldungen erfolgen kann. Bei Fragen zu den Meldewegen und zum Verfahren können Hinweisgebende Personen selbstverständlich die Compliance Beauftragte unter den oben genannten Kontaktdaten ansprechen.
 

I. Zielsetzung und Anwendungsbereich

Als großes Wohnungsunternehmen versteht die TAG die Einhaltung der maßgeblichen Gesetze und internen Richtlinien der TAG sowie der Umweltstandards und die Achtung der Menschenrechte als wesentliches Grundprinzip ihres unternehmerischen und nachhaltigen Handelns. So erwartet die TAG auch von ihren Geschäftspartnern ein rechtskonformes und nachhaltiges Handeln in ihrem jeweiligen Geschäftsbereich und in der Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern und Nachunternehmern.

Für die TAG ist hier Transparenz unerlässlich, um Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien der TAG sowie menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen möglichst frühzeitig zu erkennen. Diese Kenntnis ermöglicht, wirksame Abhilfe- und Präventionsmaßnahmen zu ergreifen und Schäden zu verhindern oder zu minimieren.

Interne und externe Personen, insbesondere Mitarbeitende der TAG sowie Geschäftspartner und sonstige Stakeholder haben die Möglichkeit, auf tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien sowie auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen, die durch das Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind, hinzu-weisen. Die TAG verfügt dafür über ein Hinweisgebersystem mit verschiedenen Meldekanälen für die Übermittlung entsprechender Hinweise und Beschwerden.

Diese Verfahrensordnung zum Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) erläutert die Meldekanäle, den Ablauf des Verfahrens sowie die Zuständigkeiten und den Hinweisgeberschutz.

II. Melde-/ Beschwerdekanäle

Für die Übermittlung von Hinweisen und Beschwerden können die folgenden Kanäle genutzt werden:

1) digitales Meldesystem: https://tag.integrityline.app

2) E-Mail: compliancetag-agcom

3) Brief:
Persönlich/Vertraulich
TAG Unternehmensgruppe
Compliance Beauftragte
Steckelhörn 5
20457 Hamburg

4) Telefon: +49 40 38032-184

Hinweisgebende Personen können ihre Meldung, soweit gewünscht, auch vollständig anonym abgeben. Mitarbeitende der TAG können sich zusätzlich über ein im Intranet abrufbares Kontaktformular zur Übermittlung anonymer Hinweise an die Compliance Beauftragte der TAG wenden.

Zudem steht hinweisgebenden Personen als zusätzlicher Meldekanal auch die Möglichkeit zur Verfügung, Kontakt zum Compliance Vertrauensanwalt der TAG, Herrn Dr. Alexander Raif, GreenGate Partners Rechtsan-waltsgesellschaft mbH aufzunehmen:

1) E-Mail: compliance.tag-aggreengatelegal

2) Brief:
Persönlich/Vertraulich
GreenGate Partners Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Herrn Rechtsanwalt
Dr. Alexander Raif
als TAG Compliance Vertrauensanwalt
Friedrichstraße 186
10117 Berlin

3) Telefon: +49 30 509 32 35 10

III. Verfahrensgrundsätze und Ablauf des Melde-/ Beschwerdeverfahrens

Die Bearbeitung eingehender Meldungen erfolgt nach dem nachstehend definierten Prozess. Der Fachbereich Compliance ist für die Bearbeitung eingehender Hinweise und Beschwerden zuständig. Der Vorstand der TAG Immobilien AG hat die Compliance Beauftragte zur Menschenrechtsbeauftragten ernannt. Die mit den Meldungen befassten Mitarbeitenden wurden vom Vorstand verpflichtet und berechtigt, ihre Tätigkeit unabhängig, weisungsungebunden und unparteilich nach den Grundsätzen der Vertraulichkeit und Sorgfältigkeit auszuüben. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

1. Eingang der Meldung und Eingangsbestätigung

Die Hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 (sieben) Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung, sofern und soweit eine Kontaktmöglichkeit zur meldenden Person besteht.

2. Eingangsprüfung
Zu Beginn des Verfahrens wird geprüft, ob der gemeldete Sachverhalt in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes bzw. des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fällt. Ist dies nicht der Fall oder betrifft die Meldung Fragen und Anregungen zu Mietverhältnissen, z.B. zu Nebenkostenabrechnungen, wird die Meldung nicht über das Hinweisgebersystem bearbeitet und das Verfahren endet.

3. Klärung und Untersuchung des Sachverhalts

Bei begründeten und nachvollziehbaren Anhaltspunkten für einen Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften und/ oder interne Richtlinien oder für Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten oder Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken werden die erforderlichen Folgemaßnahmen ergriffen.

Es wird eine interne Untersuchung mit dem Ziel eingeleitet, festzustellen, ob ein Verstoß und/ oder Risiken vorliegen. Im Rahmen der Untersuchung wird der Sachverhalt weiter ermittelt und ggf. wird mit der Hinweisgebenden Person der Inhalt der Meldung erörtert, um ein besseres Verständnis des Sachverhalts zu gewinnen. Die Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen ist erforderlichenfalls ebenfalls Bestandteil der internen Untersuchung. Abhängig vom Inhalt der jeweiligen Meldung kann es notwendig sein, Experten aus anderen Fachbereichen (z.B. Personalabteilung, Datenschutz, Einkauf oder Nachhaltigkeit) in die Ermittlungen einzubeziehen. Insbesondere im Hinblick auf Verletzungen menschrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz wird die entsprechende Fachabteilung die Prüfung und Erarbeitung einer Lösung federführend begleiten. Die Untersuchung erfolgt möglichst zügig und ohne größere Unterbrechungen unter Einhaltung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und des Schutzes der Identität der hinweisgebenden Person.

4. Kommunikation mit der hinweisgebenden Person

Nach der Eingangsbestätigung wird erforderlichenfalls und soweit möglich Kontakt zu der hinweisgebenden Person aufgenommen, um weitere Informationen zu erhalten und den Sachverhalt zu erörtern. Die hinweisgebende Person kann sich im laufenden Verfahren jederzeit über den Stand des Verfahrens informieren. Sie erhält gemäß nachstehender Ziffer 6. innerhalb von 3 (drei) Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung zu den Folgemaßnahmen.

5. Abhilfemaßnahmen

Sofern und soweit sich im Ergebnis der internen Untersuchung herausstellt, dass ein Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften und/ oder interne Richtlinien der TAG oder menschenrechts- und/ oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich oder bei Zulieferern vorliegen, werden effektive und angemessene Abhilfemaßnahmen zur Beendigung oder Minimierung des Ausmaßes des Verstoßes, des Risikos oder der Verletzung ergriffen. Zu den Abhilfemaßnahmen können insbesondere arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder auch strafrechtliche Schritte gehören. Bei Verstößen durch Geschäftspartner können zu den angemessenen Maßnahmen zusätzliche Kontrollen und Audits wie auch die vorübergehende oder dauerhafte Beendigung der Geschäftsbeziehung gehören.

Die Erkenntnisse aus dem Verfahren werden ebenfalls dafür genutzt, bestehende Arbeits- und Compliance-Prozesse zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen und zu optimieren und erforderlichenfalls auch weitere Präventivmaßnahmen zu implementieren.

6. Abschluss des Verfahrens

Die Untersuchung der Meldung kann aus verschiedenen Gründen beendet werden:

(i) Der Hinweis oder die Beschwerde fällt nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes oder des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes,

(ii) Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und/ oder interne Richtlinien sowie auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten wurden

(a) nicht bestätigt oder

(b) durch die ergriffenen Abhilfemaßnahmen behoben.

Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 3 (drei) Monaten nach Eingangsbestätigung eine begründete Rückmeldung über den Stand bzw. den Abschluss des Verfahrens, sofern und soweit eine Kontaktmöglichkeit zur meldenden Person besteht. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung, aus welchem Grund das Verfahren beendet wurde. Im Rahmen des rechtlich Zulässigen werden Informationen zu geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen erteilt, sofern und soweit durch diese Mitteilung interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

IV. Vertraulichkeit und Schutz vor Benachteiligung und Bestrafung

Der Schutz der hinweisgebenden Person ist für die TAG von großer Bedeutung. Hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, müssen keine Benachteiligung oder Bestrafung infolge ihrer Meldung befürchten. Unter anderem dienen die folgenden Maßnahmen dem Schutz der hinweisgebenden Personen:

Die Hinweise und Beschwerden werden nur von einem kleinen Kreis geschulter Mitarbeitender der TAG bearbeitet. Die Identität der hinweisgebenden Person wird vertraulich behandelt und ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den datenschutzrechtlichen Vorschriften geschützt.

Die TAG duldet keine Benachteiligungen, Einschüchterungen von hinweisgebenden Personen oder Repressalien gegen sie. Ein solches Verhalten stellt selbst einen potentiellen Compliance-Verstoß dar und wird entsprechend bearbeitet.

Vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen, die gemeldet werden und Hinweise, die in missbräuchlicher Absicht abgegeben wurden, fallen nicht unter den Hinweisgeberschutz.

V. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens und der Verfahrensordnung

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens sowie dieser Verfahrensordnung wird jährlich und darüber hinaus anlassbezogen überprüft. Erforderlichenfalls werden das Beschwerdeverfahren und die Verfahrensordnung angepasst.

Die TAG ist sich ihrer Verantwortung in der Gesellschaft und ihrer menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht bewusst. Wir bekennen uns zur Achtung und Einhaltung der Menschenrechte und verpflichten uns dabei auf der Grundlage der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UN Guiding Principles on Business and Human Rights) sowie den OECD-Leitsätzen für multinationale Unternehmen sowie der acht Kernarbeitsnormen der internationalen Arbeitsorganisation (ILO). An diesen Standards richten wir unser unternehmerisches Handeln aus und setzen uns aktiv für die Achtung und Einhaltung der Menschenrechte in unserer Unternehmensgruppe ein und erwarten auch von unseren Geschäftspartnern rechtlich und ethisch einwandfreie Geschäftspraktiken.

Die Grundsatzerklärung zur Achtung und Einhaltung der Menschenrechte ist hier abrufbar.

I. Einleitung
Dieser Geschäftspartnerkodex beruht auf den für die Mitarbeitenden der TAG Unternehmensgruppe geltenden Geschäftsgrundsätzen. Regelkonformes und ethisch einwandfreies Verhalten ist die Grundlage des Handelns sowohl innerhalb der TAG Unternehmensgruppe als auch gegenüber Kund*innen, Geschäftspartner*innen und sonstigen Stakeholdern. Für eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftstätigkeit der TAG Unternehmensgruppe sind langjährige Geschäftsbeziehungen, die auf Transparenz und Fairness beruhen, sowie die Einhaltung von gegenseitigen Verträgen und Verpflichtungen entscheidende Grundsätze. Dieser Geschäftspartnerkodex formuliert die Anforderungen an die Geschäftspartner*innen für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit unter Beachtung der relevanten gesetzlichen Regelungen und ethischen Standards.

Die TAG bekennt sich zur Achtung und Einhaltung der Menschenrechte (https://www.tag-ag.com/ueber-die-tag/compliance/grundsatzerklaerung-menschenrechte), so dass sich auch dieser Kodex an den menschenrechtlichen Grundsätzen und Leitlinien (Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, OECD-Leitsätzen für multinationale Unternehmen sowie die acht Kernar-beitsnorme der internationalen Arbeitsorganisation) orientiert. Die TAG richtet ihr unternehmerisches Handeln entsprechend aus und erwartet dies auch von ihren Geschäftspartner*innen.

Dieser Kodex gilt für alle Geschäftspartner*innen und deren Mitarbeiter*innen und ist verbindlicher Bestandteil jeder Geschäftsbeziehung zwischen Konzerngesellschaften der TAG Unternehmensgruppe mit Sitz in Deutschland und ihren Geschäftspartner*innen. Die TAG erwartet von ihren Geschäftspartner*innen, dass sie sich regelkonform und ethisch einwandfrei verhalten und die in diesem Geschäftspartnerkodex festgelegten grundlegenden Prinzi-pien der Zusammenarbeit beachten und sich dafür einsetzen, dass diese Grundsätze auch von ihren Geschäftspartner*innen und Nachunternehmer*innen eingehalten werden. Die TAG behält sich vor, diesen Geschäftspartnerkodex anzupassen und zu ändern, sofern dies erforderlich ist. Der Geschäftspartnerkodex ist in der jeweils gültigen Fassung auf der Internetseite der TAG Immobilien AG (www.tag-ag.com) veröffentlicht.

II. Regelungen zum Geschäftspartnerkodex
1. Einhaltung von Gesetzen und ethischen Standards
Die Geschäftspartner*innen verpflichten sich, die relevanten geltenden Gesetze und Vorschriften einschließlich der allgemein geltenden sozialen und ökologischen Standards einzuhalten. Sie tragen Sorge dafür, die Menschenrechte zu achten und einzuhalten und die Menschenwürde zu wahren.

2. Vermeidung von Korruption, Bestechung und Geldwäsche
Alle gesetzlichen Vorschriften zur Geldwäscheprävention sind zu beachten. Die TAG duldet sowohl bei ihren Mitarbeitenden als auch bei ihren Geschäftspartner*innen keine Form von Korruption, Bestechung und kein Geschäftsgebaren, das den Eindruck unzulässiger Beeinflussung oder Einflussnahme erwecken könnte.

3. Einhaltung des Kartellrechts und des fairen Wettbewerbs
Die kartell- und wettbewerbsrechtlichen Vorschriften sind einzuhalten. Wettbewerbsfeindliches, missbräuchliches und unfaires Verhalten ist zu vermeiden.

4. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, fairer Umgang mit Mitarbeitenden und Nachunternehmer*innen
Die Geschäftspartner*innen verpflichten sich, die geltenden Gesetze und Vorschriften zur Arbeitssicherheit und Gesundheitserhaltung ihrer Mitarbeitenden zu beachten und für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld Sorge zu tragen. Alle Mitarbeitenden werden gleichberechtigt zu fairen Arbeitsbedingungen und existenzsichernden Löhnen beschäftigt, illegale oder unethische Arbeitsbedingungen (z.B. Schwarzarbeit, Gewalt, Zwangs- und Kinderarbeit) sind ausgeschlossen, jegliche Form der Diskriminierung auf Grund der Nationalität oder ethischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität wird vermieden. Die gesetzlichen Bestimmungen und Absprachen zu Mindestlöhnen, maximalen Arbeitszeiten und Urlaub sowie die Rechte der Vereinigungsfreiheit und der Tarifautonomie der Mitarbeitenden und Nachunternehmer*innen werden eingehalten.

5. Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Materialherkunft
Die Geschäftspartner*innen verpflichten sich, insbesondere durch eine Reduzierung des CO2-Verbrauchs, den sinnvollen und bewussten Einsatz von Ressourcen wie Wasser und Energie, die Vermeidung von Müll und Abwasser sowie den Schutz der Tier- und Pflanzenwelt aktiv zum Schutz der Umwelt und des Klimas beizutragen und ihre Einkaufsaktivitäten an möglichst energieeffizienten, umweltschonenden und damit langlebigen Lösungen auszurichten. Die geltenden Umweltgesetze sind einzuhalten. Es ist sicherzustellen, dass sämtliche an die TAG zu liefernde Güter, wie z.B. Materialien und eingebaute Produkte unter Beachtung der geltenden Rechtslage und unter Achtung und Einhaltung der Menschenrechte bezogen bzw. hergestellt wurden.

6. Datenschutz, Vertraulichkeit und Vermeidung von Interessenkonflikten und Insidergeschäften
Vertrauliche Informationen und Daten, die im Rahmen der Geschäftsbeziehung und Zusammenarbeit erlangt werden, werden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Bundesdatenschutzgesetz und EU-Datenschutz-Grundverordnung) geschützt und ausschließlich für autorisierte Zwecke und auf vereinbarte Weise verwendet. Interessenkonflikte sind zu vermeiden. Geschäftliche und persönliche Verbindungen von Mitarbeitenden des Geschäftspartners zu Mitarbeitenden der TAG werden transparent gemacht und sind an das Compliance Office der TAG zu melden.
Der Handel mit TAG-Wertpapieren wird unterlassen, wenn Informationen vorliegen, die die Entscheidung eines Investors zum Kauf oder Verkauf von Wertpapieren zu beeinflussen geeignet sind und die den Anlegern und dem Markt nicht zur Verfügung stehen.

III. Hinweisgebersystem
Die TAG Unternehmensgruppe verfügt über ein Hinweisgebersystem. Geschäfts-partner*innen und deren Mitarbeiter*innen und Nachunternehmer*innen haben die Möglichkeit, Hinweise über potenzielle Compliance- und Regelverstöße sowie mögliche Verstöße gegen Menschenrechte an das Compliance Office der TAG Unternehmensgruppe unter compliancetag-agcom zu übermitteln. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Hinweise – auch anonym – an eine externe Stelle zu übermitteln. Die Kontaktdaten sind auf der Internetseite der TAG Immobilien AG unter www.tag-ag.com/ueber-die-tag/compliance/hinweisgebersystem veröffentlicht. Alle Meldungen werden zeitnah untersucht und bearbeitet.

IV. Einhaltung des Geschäftspartnerkodexes
Die Geschäftspartner*innen erkennen diesen Geschäftspartnerkodex insbesondere durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen an und tragen dafür Sorge, dass ihre Mitarbei-tenden diese Grundsätze kennen und einhalten und setzen sich dafür ein, dass auch ihre Nachunternehmer*innen diese Grundsätze einhalten. Die TAG behält sich vor, insbesondere bei Hinweisen auf Verstöße gegen den Geschäftspartnerkodex geeignete Prüfungen und Kontrollen gegenüber den Geschäftspartner*innen hinsichtlich der Einhaltung des Geschäftspartnerkodexes vorzunehmen. Ein nachgewiesener Verstoß gegen diesen Geschäftspartnerkodex wird nicht toleriert und hat angemessene Sanktionen bis hin zu einer vorübergehenden oder dauerhaften Beendigung der Geschäftsbeziehung sowie die Geltendmachung weiterer rechtlicher Ansprüche, insbesondere Schadensersatzansprüche zur Folge.

Stand: 1. Dezember 2022

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Geschäftspartner (Kunden, Dienstleister, Analysten, Investoren und Interessenten) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die TAG Immobilien AG und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden richtet sich maßgeblich nach Art und Umfang der bestehenden Geschäftsbeziehung. Gegebenenfalls sind weitere Datenschutzhinweise für Sie relevant, z.B. wenn Sie unsere Website besuchen oder durch uns bereitgestellte IT-Anwendungen nutzen. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung liegt bei der Organisation TAG Immobilien AG (im Folgenden "TAG" genannt).


Verantwortlichkeiten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
TAG Immobilien AG
vertreten durch den Vorstand: Claudia Hoyer, Martin Thiel
Steckelhörn 5
20457 Hamburg
Telefon: 040 380 32-0
E-Mail: datenschutztag-agcom

Ihre Fragen rund um den Datenschutz richten Sie bitte an:
TAG Immobilien AG
Datenschutzmanagement
Kreuzstraße 7 c, 04103 Leipzig
E-Mail: datenschutztag-agcom

Die TAG Immobilien AG hat als externen Datenschutzbeauftragten bestellt:
DOMUS Consult Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbH
Schornsteinfegergasse 13, 14482 Potsdam-Babelsberg
Telefon: 0331 743 30-0
E-Mail: datenschutztag-agcom

Diese Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten für die TAG Immobilien AG gelten auch für alle gesellschaftsrechtlich mit der TAG Immobilien AG (nachstehend „TAG“) verbundenen Unternehmen, das heißt alle zum TAG Unternehmensgruppe gehörenden Unternehmen.
 

Welche Daten nutzen wir und wie erheben wir diese?

Im Rahmen der Informationen über unsere Geschäftsentwicklung und der Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien unserer Geschäftspartner bzw. deren Ansprechpartner, die wir direkt von diesen oder von anderen Unternehmen TAG Unternehmensgruppe oder von sonstigen Dritten in zulässiger Weise erhalten haben (z. B. zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer erteilten Einwilligung). Zum anderen verarbeiten wird Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewonnen haben:

Interessenten, Analysten, Investoren, Aktionäre, sonstige Geschäftspartner:
 

1. Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, ggf. Gesellschaft, Adresse, (Mobil-) Telefonnummer, Telefax, E-Mail)
2. Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)
3. bei Zugriff oder Nutzung unserer IT-Anwendungen: Protokolldaten (z.B. User-ID, Zeitstempel, Art des Zugriffs)

Kunden, Lieferanten, Dienstleister
 

1. Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, Gesellschaft, (Mobil-) Telefonnummer, Telefax, E-Mail)
2. Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Bankverbindung, bestellte Waren, Rechnungsdaten,
3. Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)
4. Legitimationsdaten (z. B. Ausweispapiere), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftenprobe), Schufa-Score
5. bei Zugriff oder Nutzung unserer IT-Anwendungen: Protokolldaten (z.B. User-ID, Zeitstempel, Art des Zugriffs)

Aufsichtsratsmitglieder, Geschäftsführer und sonstige Ansprechpartner der Tochter- und Beteiligungsgesellschaften
 

1. Personen-/Kontaktdaten (z. B. Vorname, Nachname, Gesellschaft, geschäftliche Adresse, (Mobil-)Telefonnummer, Telefax, E-Mail)
2. Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr)
3. Teilnahmedaten an konzerninternen Veranstaltungen
4. bei Zugriff oder Nutzung unserer IT-Anwendungen: Protokolldaten (z.B. User-ID, Zeitstempel, Art des Zugriffs)
5. bei Mandatsträgern: Informationen zum Mandat, Handelsregistereintrag, Geburtsdatum, private Adresse

Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Die Datenverarbeitung durch die TAG erfolgt zur Ausübung der Aufgaben der TAG Immobilien AG und ihrer gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. HGB, AO etc.).

a.  Zur Durchführung Erfüllung eines Vertrages oder für vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1b) DSGVO)

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung von Verträgen mit unseren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern. Damit umfasst ist auch die Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen, z.B. Anfragen und Angebotsanfragen gegenüber den Geschäftspartnern.

b.  Im Rahmen einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, so u.a.:

 

1. Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
2. für interne Verwaltungszwecke innerhalb der TAG Unternehmensgruppe,
3. Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes,
4. Verhinderung von Straftaten,
5. Objektschutz, Diebstahlssicherung (Video),
6. Zugangskontrolle,
7. Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zu direkter Kundenansprache,
8. Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben,
9. Durchführung von Konzernveranstaltungen.

c.  Aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben sollten (z. B. Newsletter) ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSG-VO, also vor dem 25. Mai 2018 uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

d. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO)

Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, d. h. gesetzlichen Anforderungen, z. B. steuerrechtlichen Vorschriften.
 

Wer bekommt Ihre Daten?  

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesem Zweck Daten erhalten.

Eine Datenweitergabe außerhalb des Unternehmens erfolgt nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, berechtigte Interessen hierzu vorliegen oder Sie eingewilligt haben.

Sämtliche Empfänger sind ihrerseits zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

 

1. Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
2. Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (z. B Unterstützung/Wartung von IT-Anlagen, Datenvernichtung, Zahlungsverkehr, Buchhaltung),
3. diejenigen Stellen für die Sie uns ggf. Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Es erfolgt grundsätzlich keine Weitergabe an Empfänger in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sog. Drittstaaten). Sofern im Einzelfall eine Datenübermittlung in Drittstaaten stattfinden sollte, ist dies entweder erforderlich zur Vertragsdurchführung, erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung, ist gesetzlich vorgeschrieben oder erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung, die Sie uns erteilt haben. Werden Dienstleister im Drittland eingesetzt, wird ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.
 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es zur Erfüllung der in diesen Hinweisen genannten Zwecke erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass viele unserer Geschäftsbeziehungen langfristig ausgerichtet sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, sind diese regelmäßig zu löschen, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

 

1. Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, z. B. nach Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung. Die dort genannten Fristen betragen 2 bis 10 Jahre,
2. Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften (z. B. §§ 195ff. BGB).

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG. Das heißt der Löschungsanspruch ist auf die Beschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gerichtet, da die TAG zur Sicherstellung ihrer automatisierten Datenverarbeitungssicherungssysteme (Backups) verpflichtet ist und eine Löschung personenbezogener Daten in diesen Systemen mit einem nicht vertretbaren unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre. Schließlich besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018 uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachtenSie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Die Geltendmachung dieser Datenschutzrechte und insbesondere die Geltendmachung des Widerrufs sind per E-Mail an: datenschutztag-agcom

oder schriftlich per Post an das Datenschutzmanagement 
TAG Immobilien AG 
Datenschutzmanagement 
Kreuzstraße 7 c, 04103 Leipzig

zu richten. Die Geltendmachung der Rechte ist kostenfrei.
 

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen, diesen durchzuführen und zu beenden.
 

Welche Maßnahmen zur Sicherung des Datenschutzes werden bei der TAG-Gruppe beachtet?

Die TAG hat innerhalb ihres Verantwortungsbereichs die innerbetriebliche Organisation so gestaltet, dass den besonderen Anforderungen des Datenschutzes und den Vorgaben der DSGVO und des BDSG entsprochen wird. Es sind technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen worden, die diesen Anforderungen genügen. Die TAG ist überzeugt, dass die getroffenen Maßnahmen für die mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verbundenen Risiken ein angemessenes Schutzniveau bieten. Dabei beachten die Unternehmen den Grundsatz der Datensparsamkeit, d.h. es werden jeweils nur die Daten erhoben, verarbeitet und vorgehalten, die für die Durchführung und Abwicklung der Verträge erforderlich sind oder die aufgrund einer Einwilligung und/oder gesetzlichen Vorgabe vorzuhalten sind. Eine Entgegennahme und Weitergabe personenbezogener Daten (z.B. im An- und Verkaufsfall) erfolgt nur auf Basis strenger Geheimhaltungsvereinbarungen und soweit dies für die Abwicklung und Durchführung  der Transaktionen erforderlich ist.

Sprechen Sie uns über unsere Webseiten an, so gelten ergänzend zu diesen Datenschutzhinweisen die Datenschutzhinweise für den Aufruf der Webseite, die auf der Webseite selbst hinterlegt sind und eingesehen und zum Download zur Verfügung gestellt werden (unter https://tag-wohnen.de bzw. https://www.tag-ag.com).

Die TAG behält sich die Ergänzung und laufende Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise aufgrund der technischen Entwicklung und der nicht bekannten Praxis der Aufsichtsbehörden vor. Der aktualisierte Datenschutzhinweis gilt ab dem Zeitpunkt, ab dem er auf der Webseite veröffentlicht wird.
 

Nutzung der Signierungsfunktion

Bei der Nutzung des Dienstes fragen wir Sie möglicherweise nach Ihrem Namen, dem Namen Ihres Unternehmens, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihren Telefonnummern. Als Teil eines Unterschriftenverfahrens verarbeiten wir die von Ihnen geleistete Unterschrift. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse können uns auch von jemandem mitgeteilt worden sein, der Ihnen eine Unterschriftenanforderung geschickt hat.

Die Nutzung der Dienste setzt voraus, dass bestimmte persönliche Daten zwischen den Benutzern, die ein signiertes Dokument austauschen, ausgetauscht werden. Nach Abschluss eines Signierungsvorgangs senden wir ein Signierprotokoll sowohl an den Benutzer, der den Signierungsvorgang eingeleitet hat, als auch an alle Benutzer, die das Dokument signiert haben oder auf andere Weise mit dem Signierungsvorgang in Verbindung stehen. Dieses Signierprotokoll kann Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Browsertyp und Browserversion und Zeitstempel aller beteiligten Benutzer enthalten. Alle Änderungen am Dokument, die von Benutzern initiiert werden, wie z. B. Text, Daten und Unterschriften, werden in das Signaturprotokoll aufgenommen.

Während des Signierungsprozesses können wir den beteiligten Benutzern Informationen über den Status des Signierungsprozesses zur Verfügung stellen, z. B. ob eine Signaturanforderung zugestellt, eingesehen, heruntergeladen wurde und/oder zu einer Signatur geführt hat. Diese Ereignisse können ebenfalls in das Signaturprotokoll aufgenommen werden.

Die Kriterien, die zur Bestimmung der Aufbewahrungsdauer von persönlichen Daten verwendet werden, sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr für die Vertragserfüllung oder den Beginn eines neuen Vertrages notwendig sind.

Darüber hinaus ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der unbefugte Zugriff auf persönliche Daten verboten ist.
 

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes „Profiling“ im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei gerichtet werden an:

TAG Immobilien AG 
Datenschutzmanagement 
Kreuzstraße 7 c, 04103 Leipzig 
E-Mail: datenschutztagtag-agcom. 

1. Grundsatz
Die TAG* bekennt sich zu ihrer steuerlichen Verantwortung und somit zur aktiven Befolgung und Erfüllung ihrer sämtlichen steuerlichen Pflichten sowie zur Einhaltung der maßgeblichen steuergesetzlichen Vorschriften der Länder, in denen sie tätig ist.

2. Tax-Compliance-Strategie
Die Tax-Compliance-Strategie hat das Ziel, die Einhaltung aller steuerlichen Verpflichtungen der TAG sicher-zustellen. Sie beinhaltet die steuerlichen Grundsätze und gilt für alle relevanten Arten von Steuern, die von der TAG zu erklären, anzumelden, einzubehalten oder abzuführen sind. Als zentrale unternehmerische Aufgabe ist die Tax-Compliance-Strategie wesentlicher Bestandteil der Risiko- und Compliance-Strategie der TAG. Sie wurde von der Konzernsteuerabteilung erstellt, vom Vorstand der TAG Immobilien AG verabschiedet und veröf-fentlicht. Die Inhalte unterliegen einer jährlichen Überprüfung und regelmäßigen Weiterentwicklung.

Grundlage für den verantwortungsvollen und pflichtbewussten Umgang mit steuerlichen Angelegenheiten und somit wesentliches Element der Tax-Compliance-Strategie ist die ordnungsgemäße und fristgerechte Erfüllung sämtlicher steuerlicher Verpflichtungen unter Einhaltung der maßgeblichen steuerlichen Vorschriften in den Ländern, in denen die TAG tätig ist. Dabei stellt die TAG nicht nur auf den Gesetzeswortlaut ab, sondern be-rücksichtigt ebenso die Intention des Gesetzgebers und den steuerrechtlichen Zweck. Zur Sicherung der steuer-lichen Compliance in sämtlichen Bereichen, in denen steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen sind, wird grund-sätzlich die Konzernsteuerabteilung der TAG einbezogen. So wird insbesondere auch die materielle Richtigkeit der im Rahmen des Jahresabschlusses und Steuererklärungen ermittelten Steuerpositionen sichergestellt.

Jede Transaktion zwischen den Konzerngesellschaften wird unter Festlegung marktkonformer Verrechnungs-preise unter Berücksichtigung des Fremdvergleichsgrundsatzes (sog. arm`s-length-principle) durchgeführt. Die TAG enthält sich missbräuchlicher steuerlicher Geschäfte. So werden insbesondere keine steuerinduzierten Gestaltungen ohne geschäftliche und steuerliche Substanz verwendet, keine Verlagerung der Wertschöpfung in Niedrigsteuerländer vorgenommen oder Gerichtsbarkeiten zur Steuervermeidung (sogenannte „Steueroa-sen“) genutzt.

Die steuerlichen Risiken werden durch ein effektives Risikomanagement identifiziert sowie minimiert. Es er-folgt eine kontinuierliche Dokumentation und geregelte Überwachung der Prozesse. Die identifizierten Risiken sowie die daraus abgeleiteten Maßnahmen werden einmal jährlich validiert und bei Erforderlichkeit verbessert sowie an die aktuelle Steuergesetzgebung angepasst. Wesentliche Risiken werden im Risikomanagementbe-richt erfasst und turnusmäßig an den Vorstand und die Geschäftsführungen berichtet. Die Steuerplanung wird kontinuierlich verantwortungsvoll und im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften durchgeführt.

Die TAG arbeitet vertrauensvoll und kooperativ mit den Finanzbehörden zusammen. Dies gilt insbesondere in Bezug auf Steuerrisiken, steuerliche Ereignisse und die Einhaltung der steuergesetzlichen Vorschriften.

Sämtliche Maßnahmen der Tax-Compliance-Strategie der TAG dienen der Vermeidung von Verstößen gegen Steuergesetze, von strafrechtlichen und wirtschaftlichen Risiken sowie Reputationsrisiken.

Hamburg, September 2023

Der Vorstand


TAG*: TAG Immobilien AG einschließlich aller zur TAG Unternehmensgruppe gehörenden Konzerngesellschaften